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¿Camino a la modernización del Estado? Esta es la experiencia de tres instituciones

En dos coloquios organizados por el Centro de Sistemas Públicos se dieron a conocer las experiencias del Archivo Nacional, ChileAtiende y ChileGestiona. ¿Su punto en común? Los desafíos futuros, sobre todo en el contexto actual. 

Una tarea desafiante, pero urgente. Así es el camino a la modernización del Estado, de acuerdo a lo que se discutió en dos coloquios que esta semana organizó el Centro de Sistemas Públicos (CSP) de Ingeniería Industrial de la Universidad de Chile. En estas instancias se analizaron las experiencias que han impulsado el Archivo Nacional, ChileAtiende y ChileGestiona. 

Pero, ¿de qué se habla con la modernización de Estado? De acuerdo a Javier Fuenzalida, investigador del CSP, esto se puede traducir en “sistemas, políticas y prácticas que permiten rediseñar la forma en cómo operan los servicios transversales del Estado para su mejora”.

Precisamente, en este desafío se ha embarcado el Archivo Nacional, entidad que desde el año 1927 se ha encargado de garantizar el acceso de las personas y comunidades a la información derivada de la gestión del Estado y que desde el 2018 ha comenzado un proceso de transformación digital, dirigida principalmente a implementar la transferencia de documentos electrónicos del Estado. Esto con el fin de mejorar la gestión y la transparencia de los organismos del Estado, y que la ciudadanía encuentre la información que requiere con mayor eficiencia. 

Así lo confirmaron en el primer coloquio Emma de Ramón, directora del Archivo Nacional, y Hernán Cabrera, jefe del proyecto modernización del Archivo Nacional, quienes además destacaron la importancia de pasar de una visión meramente patrimonial a una que otorgue relevancia a la labor de archivar, “realizando esta bajada a las instituciones públicas”.

En este punto, cabe destacar en el marco del proyecto se está llevando a cabo un pilotaje con cinco organismos públicos, que serán los primeros en transferir su documentación electrónica al Archivo Nacional, con el fin, precisamente, de adecuar estándares internacionales de archivística a la realidad nacional.   

ChileGestiona y ChileAtiende

En un segundo encuentro, Javier Fuenzalida y Fernanda Plaza, estudiante de Ingeniería Industrial de la U. de Chile, compartieron un estudio sobre el caso de modernización de ChileGestiona, programa que se implementó desde el 2011 al 2014 y que próximamente comenzará su segunda etapa, con el fin de lograr que los más de 200 servicios públicos gestionen con mayor eficiencia los recursos del Estado.

De acuerdo al análisis realizado por los autores, el caso de la primera versión de ChileGestiona constituye una iniciativa valiosa para el desarrollo de los sistemas de gestión del desempeño en el país, pues logró involucrar a una proporción importante de autoridades políticas (principalmente, subsecretarios y subsecretarias) en el seguimiento de la gestión de sus sectores. 

Sin embargo, concluyen que es necesario que en el próximo esfuerzo se logre una adopción más efectiva del plan por parte de las subsecretarías, así como su integración en un sistema más amplio y congruente de gestión del desempeño, con una mirada de largo plazo y con un enfoque de servicios a los usuarios y usuarias. 

Del mismo modo, Álvaro Vásquez, expuso sobre la experiencia de ChileAtiende programa de modernización del Estado Chileno iniciado el año 2012 a partir de un estudio que  analiza el cambio experimentado por la iniciativa entre los años 2012 y 2018. ¿Qué describe dicho estudio? El cambio del programa y las principales lecciones aprendidas en este proceso de cambio, con el propósito de hacer recomendaciones de política pública en la entrega de servicios públicos en forma integrada a los ciudadanos. 

Al respecto, Vásquez asegura que los resultados muestran a ChileAtiende como una política pública de alta agregación de valor público en la entrega los servicios del Estado a los ciudadanos en una lógica multiservicio y omnicanal. Sin embargo, advierte que “tanto en su diseño como en la implementación debe tenerse presente el contexto político–institucional y la complejidad en su operación, y ejecutarlo con una robusta arquitectura institucional, que permita alinear estratégicamente la propuesta de valor con procesos y tecnologías que la soporten. Esto incluyendo un plan de gestión del cambio para los que intervienen y los que son afectados”. 

Cabe destacar que estos coloquios se enmarcan en el permanente esfuerzo del Centro de Sistemas Públicos por poner temas en la agenda que aporten al valor público.