Servicio de consultoría para el Levantamiento y Simulación de Procesos en el Marco del Proyecto Red Gestión Penal

Metodología

Se realizó el levantamiento los procesos actuales de administración y tramitación de causas de un primer grupo de fiscalías locales, a través de entrevistas a las contrapartes operativas y técnicas definidas por el organismo en los procesos y la revisión de documentación relevante compartida por cada fiscalía en estudio. Para el resto, se utilizó como base de conversación un diagrama base de procesos de una fiscalía local del primer grupo de levantamiento ajustado según la información enviada por la fiscalía local en estudio y entregada en reunión introductoria.

En segundo lugar, para cada fiscalía local, se realizó una diagramación en la que se considera a todos los procesos de manera simultánea y no separada por procesos o subprocesos y a un mayor nivel de agregación (Modelo Sábana), que permita el flujo entre procesos para la simulación y disminuir la variabilidad; junto a esto se realizaron entrevistas para el levantamiento de datos de calendario, tiempos y recursos. Se efectúo la simulación para cada fiscalía local identificándose los recursos cuellos de botella.

En tercer lugar, se hizo la optimización de los procesos para cada fiscalía local en un proceso iterativo, en donde se desarrollaron distintos escenarios que permitieron descongestionar el proceso, partiendo del cuello de botella más cercano al inicio de las actividades, con el objetivo de optimizar la cantidad de causas procesadas mensualmente, considerando como restricción un 80% a 85% de utilización máxima de los recursos utilizados en cada etapa del proceso modelado.

En cuarto lugar, se realizó una definición de modelos operacionales a través de variables de análisis seleccionadas, y una definición de modelos propuestos, realizando un análisis comparativo entre el modelo operativo actual, el modelo optimizado y el modelo de administración y tramitación de causas del RGP, también a través de una definición de variables de análisis en base a aspectos incluidos en los modelos optimizados y a variables relacionadas al funcionamiento del modelo de RGP. Se generaron recomendaciones para mejorar los procesos y la implementación de éstas.

Por último, se realizaron capacitaciones a los equipos regionales y equipos de las fiscalías locales respecto a la metodología de levantamiento y modelamiento de procesos utilizando la disciplina de gestión Business Process Management (BPM) y la notación Business Process Modeling Notation (BPMN), y a la simulación Análisis de Datos y Optimización de Modelos simulados en Bizagi Modeler. Para esta última se realizaron dos niveles de capacitación (Básico y Avanzado), asignando a cada funcionario respecto a los resultados de una prueba de conocimientos intermedios. Se capacitaron 73 funcionarios en la capacitación metodología BPM y notación BPMN, y 68 funcionarios en la capacitación simulación, análisis de datos y optimización de modelos.

*Para cada fiscalía local se realizó la documentación de procesos y la diagramación de procesos utilizando la notación BPMN, la simulación y optimización de procesos en BIZAGI Modeler.

Resultados

Se observó que el rango de los porcentajes de error de los resultados de simulación, se encuentra dentro de valores categorizados como un buen pronosticador del modelo real, puesto a que se encuentran entre un 10% a 20%, por lo que los valores y modelo utilizado en las simulaciones, pueden ser considerados como una buena herramienta para simular el comportamiento mensual y/o anual de la operación de las fiscalías bajo estudio. Es así́ que al analizar estos datos respecto a los proporcionados por SAF en 2019, se observa que:

• Copiapó sigue teniendo la fiscalía que recibe menos causas respecto a las restantes bajo estudio y TCMC la que recibe más causas.
• TCMC, Temuco y Puerto Montt se mantienen dentro de las fiscalías que más causas agrupan de manera mensual.
• Desde la perspectiva de controles de detención, se observa que las fiscalías de Temuco y Valparaíso, se mantienen dentro de las que reciben más causas y las de Chillán e Iquique están entre las que reciben menos causas en promedio.
• Las fiscalías de Valparaíso y Temuco, permanecen dentro de las que más causas ingresan a través de partes, denuncias y querellas. Por otra parte, las fiscalías de Copiapó, Chillán e Iquique son las que en promedio menos causas ingresan por estas vía.
• Respecto al promedio mensual de causas terminadas, las fiscalías simuladas presentan el mismo comportamiento a las reales, donde TCMC se encuentra dentro de las que más causas termina junto a las de Temuco, Valparaíso y Talca.

Se pudo apreciar además que la fiscalía de Talca es la que menor brecha presenta respecto al modelo RGP y la de Valparaíso es la que se encuentra más distante respecto al modelo planteado para el RGP.

Nota: El Informe Final, así como los demás productos del estudio, no pueden ser difundidos o publicados por el Centro de Sistemas Públicos conforme al contrato de prestación de servicios suscrito.