Desarrollo e implementación de un sistema integral de planificación, evaluación y control de gestión

Metodología

• Área de Planificación y Control de Gestión

En primer lugar, se definió el objetivo y alcances del área (de Planificación y Control de Gestión) a confeccionar. Una vez declarado aquello, se formalizó la estructura del área y se presentó una propuesta para la implementación. Para ello se realizó una revisión bibliográfica y se entrevistaron a los encargados de gestión y el equipo directivo.

• Modelo integral de planificación estratégica

Se elaboró, y posteriormente se implementó, un modelo integral de planificación estratégica y operativa, modelos de monitoreo, de control y generación de políticas institucionales que fortalecen la capacidad de planificación. Para lo anterior, fue necesario definir los ámbitos de planificación prioritarios para el INE y las variables clave determinantes para el logro de los resultados, los cuales surgieron a partir de revisión documental y entrevistas semi estructuradas a equipos directivos. Se llevaron a cabo talleres de validación del modelo, para recoger feedback y realizar correcciones. Una vez implementado el sistema de planificación y control de gestión, se capacitó a las distintas unidades.

• Sistema de indicadores y herramienta tecnológica

Se implementó un sistema de indicadores, para lo cual se realizaron entrevistas con quienes definían las metas e indicadores hasta el momento. Luego, se rediseñaron nuevos indicadores, tomando como base los ya existentes. Para validar dicho rediseño, se llevaron a cabo talleres de retroalimentación y, una vez validada la propuesta, se elaboró una herramienta que facilite la planificación, seguimiento y control. Finalmente, se confeccionó una propuesta de Sistema Informático, en base a los existentes en el mercado.

Resultados

• Se confeccionó e implementó el Área de Planificación y Control de Gestión para el INE.
• Se diseñó un Modelo y Metodología de Planificación y Control de Gestión propuesto para el INE, donde se orienta la implementación del Sistema de Planificación y Control de Gestión.
• Se construyó un plan de comunicación, cuyo objeto fue aumentar el conocimiento de los beneficios de la planificación y control de gestión a nivel estratégico, táctico y operacional, en todas las Subdirecciones y Direcciones Regionales del INE. A su vez, se capacitó a las distintas unidades para que aprendieran sobre la metodología de uso y funcionamiento del Modelo de P&C.
• Se desarrolló e implementó un sistema de indicadores de efectividad, eficiencia, calidad y resultado utilizando como input los ya existentes y entrevistando a directivos y encargados de programas para validar y mejorar dichos indicadores.
• Se elaboró una propuesta de Sistema Informático para sistematizar el CMI y facilitar la planificación, seguimiento y control a nivel estratégico y operativo.

*El Informe Final, así como los demás productos del estudio, no pueden ser difundidos o publicados por el Centro de Sistemas Públicos conforme al contrato de prestación de servicios suscrito.