Nuevas formas de gestionar proyectos

En los últimos años, los proyectos que tanto organizaciones públicas, como privadas realizan,  se han complejizado de forma muy significativa, lo cual se debe a multiplicidad de factores: cambios tecnológicos, velocidad de los mercados, nuevos actores, presión por nuevos productos y servicios por mencionar algunos.  Si a esto agregamos el componente que cada vez más las organizaciones deben abordar toda clase de proyectos, y que la  gestión de la operación se reduce, el desafío es no menor.

Los proyectos como veremos, presentan múltiples características y que dependiendo de su contexto, el modelo de gestión y abordaje de los mismos debe variar, más aún si tenemos como telón de fondo que las tasas de falla son altas, según lo muestran diferentes análisis, ya he escrito en varias ocasiones sobre esto.

En el libro “Reinventing Project Management” de los investigadores Aarón Shenhar del Instituto de Tecnologías Stevens y Dov Dvir de la Universidad Ben-Gurion de Israel, plantean un modelo de gestión de proyectos muy interesante., que los invito a leer.   Cabe señalar que Shenhar y Dvir realizan su análisis a partir de una larga experiencias y análisis cualitativo y cuantitativo del comportamiento de proyectos.  Su planteamiento esta pensado para todo tipo de proyectos y no sólo tecnológicos.  En su libro hay referencias a diferentes tipos de proyectos, entre los que destacan:  Aeropuerto Internacional de Denver, Opera House de Sydney, Walkman de Sony, Respuesta federal al Huracán Katrina, Construcción del World Trade Center, película Toy Story, Segway, Y2K y otros.  Producto de sus análisis de gestión de proyectos  (de muchos años  y en toda clase de proyectos)han llegado a una conclusión, no muy alentadora:

El 85% de los proyectos estudiados fallan en el cumplimiento de plazos y costos, con sobretiempos de 70% y un 60% de sobre costos, según los autores

 Aquí algunas de las cosas del modelo  que me llamaron la atención, voy a comentar parcialmente algunos de sus elementos y componentes, ero no les contaré el final de la  película

Su planteamiento se basa, en que el modelo de gestión de proyectos y que utilizan las herramientas tradicionales deben evolucionar hacia un modelo mas adaptativo y que vaya acorde con las exigencias actuales y en contextos cambiantes.

El enfoque tradicional de diseño y gestión de proyectos se basa en dos principios básicos que son:

• Triple restricción (triple constraints), en el modelo tradicional de gestión, los proyectos deben ser medidos sobre la base de las siguientes dimensiones: i) cumplimientos de los plazos, ii) dentro de presupuesto y iii) cumpliendo los requerimientos.  Esto ha sido llamado tradicionalmente como la triple restricción y que cualquier desviación a alguna de sus dimensiones es una señal negativa, que debe ser corregida. 

• Solución Universal (one size fits all): muchos ejecutivos y gerentes de proyecto, asumen que los proyectos son muy similares y sufren según los autores del síndrome de “un proyecto es un proyecto”.  Una forma de ser exitoso en este ámbito es que se adoptan algunas de las técnicas y buenas prácticas estándares ya establecidas y el problema será resuelto. 

Los autores hacen un comparativo respecto de diferentes áreas en la gestión de proyectos, en un esquema tradicional y uno más moderno, o lo que denominan adaptativo:

Fuente: Adaptación propia a partir de Reinventing Project Management

Los autores construyen un modelo y/o framework que denominan el modelo diamante de gestión de proyectos y que tiene 4 dimensiones y según como clasifico mi proyecto en cada una de esas dimensiones, es el modelo de gestión que debo definir.  Las dimensiones son:

Fuente: Adaptación propia a partir de Reinventing Project Management

Veamos con más detalle cada una de las dimensiones y su significado:

• Innovación: Representa que tan innovador es el producto y/o servicio que se está desarrollando.  Además expresa los niveles de  incertidumbre que existen con los objetivos del proyecto.  Por ejemplo que tan nuevo es el producto para sus usuarios/clientes finales, mercado y su percepción. 

• Tecnología: Dimensión que representa el nivel de la tecnología, en términos de su uso, madurez y adopción.  En esta dimensión se analizan la profundidad de uso de las tecnologías para el abordaje del proyecto. 

• Complejidad: Dimensión asociada al impacto organizacional que el proyecto tendrá, si estamos hablando a nivel de un pequeño aplicativo y/o proceso, o este involucra a todo la organización. 

• Tiempo para salida: Lo que a veces se conoce como time to market, representa la urgencia y los tiempos para que el producto y/o servicio que el proyecto tiene como objetivo esté disponible. 

Recomiendo en primer lugar leer el libro de Shenhar y Dvir y luego y usar el método para entender adecuadamente las características del proyecto al cual me enfrento, esto me permitirá sintonizar de mejor forma mi método de gestión, así como estructurar de mejor formar las acciones de mitigación para los riesgos involucrados.

Alejandro Barros
“El Escritorio de Alejandro Barros”
16 de enero de 2016